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在出口退税的业务中，做好备案单证很重要，备案单证更是税务稽查的重点！为帮助出口企业防范相关涉税风险，加强出口备案单证管理。小编为您梳理了出口退税和备案单证相关重要知识，一起来看看吧！
一、企业首次出口退税需要整理的资料有哪些？
1、必备资料一：用于申报免退税资料
1.进项发票(增值税专用发票)
2.报关单
3.出口发票（或形式发票，看本地主管税局要求）
4.《进货明细申报表》《出口货物明细申报表》
2、必备资料二：单证备案资料
1.出口企业的购销合同（包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等）；
2.出口货物的运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等）；
3.出口企业委托其他单位报关的单据（包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等）。
3、首次退税可能额外要求提供的资料
如：会计凭证、会计账簿、财务报表、收汇水单及企业证照，如生产企业含房租水电、机器设备发票等。
二、企业因备案单证问题被处罚
案例一
行政处罚决定文书号:穗税二稽罚〔2024〕24号
违法行为类型
骗税违法事实:经对你单位用于税务机关核查的备案单证进行检查，发现有1笔出口业务经检查缺少出口运输单据，涉及报关单号为516620210661259396。我局依法向你单位发出《税务事项通知书》、《责令限期改正通知书》，要求在限期内提供真实有效的出口备案单证，你单位在限期内无法提供。
处罚依据:
《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条第一款第（二）项、国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》的公告（国家税务总局公告2012年第24号）第八条第（四）项、第十三条第（一）项的规定，鉴于你单位积极配合税务机关的检查处罚。
罚款处罚内容
对你单位未按规定保管备案单证的行为处以罚款2,000.00元。
罚款罚款金额（万元）:0.2。
案例二
行政处罚决定书文号盐税稽罚[2024]10号
案件名称盐城RRJ纺织有限公司-逃避缴纳税款
处罚事由
（一）违法事实经检查，查明你单位存在下述违法事实：你单位通过虚开1019份（不含作废21份）增值税专用发票（代办退税专用）给南京MHJ信息科技有限公司，品名“服装”，金额96797601.69元，税额12583688.13元，价税合计109381289.77元，骗取国家出口退税12583688.13元。
1.你单位生产虚假。你单位将生产场所给江苏YF服饰有限公司、南京FY纺织品有限公司从事羊毛衫代加工业务，原材料由上述公司提供，形成的水电费用、工人工资数据作为掩饰、伪装，你单位的发票开具与实际生产没有任何关系，是空壳公司。
2.你单位海关报关单证虚假。你单位购买不需要申报出口退税的海关报关单证信息，将发货人更改为南京MHJ信息科技有限公司、与境外公司签订虚假的外销合同、伪造出库单据。
3.你单位资金结算虚假。你单位购买外汇，由境外公司打到南京MHJ信息科技有限公司对公账户，结汇后向上游层层流转，最终回流至地下钱庄控制的个人银行账户。
4.你单位发票业务虚假。你单位从上游购买虚开的增值税专用发票用于抵扣，又向南京MHJ信息科技有限公司虚开没有真实货物出口的发票用于申报退税。
处罚依据
上述事实和证据，对你单位作出处罚决定如下：
根据《中华人民共和国税收征收管理法》第六十六条“以假报出口或者其他欺骗手段，骗取国家出口退税款的，由税务机关追缴其骗取的退税款，并处骗取税款一倍以上五倍以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。对骗取国家出口退税款的，税务机关可以在规定期间内停止为其办理出口退税。”《关于停止为骗取出口退税企业办理出口退税的通知》（国税发〔2008〕32号）第一项第（四）款“骗取国家出口退税款250万元以上，或因骗取出口退税行为受过行政处罚、两年内又骗取国家出口退税款数额在150万元以上的，停止其办理出口退税为两年以上三年以下。”及《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第（六）项之规定
处罚结果
对你单位以假报出口手段骗取出口退税的税收违法行为，经国家税务总局江苏省税务局批准，决定停止为你单位办理出口退税三年，停止办理出口退税的时间以本《税务行政处罚决定书》的决定之日为起始日。
出口企业一定要高度重视备案单证的日常管理，确保在退税申报后十五日内制作备案单证目录，完成单证备案；高度重视备案单证的及时性、规范性，完整性，否则，将会产生涉税风险，直接影响岀口企业切身利益和企业信用。
三、出口企业单证备案常见问题
1、未按规定做单证备案
纳税人应在申报出口退（免）税后15日内，将备案单证妥善留存，并按照申报退（免）税的时间顺序，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。
备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
2、费用发票税率问题
由于大部分出口企业都是把货物直接委托给货代公司运输，货代公司可能会把境内费用、国际运输费用一起开具给出口企业，但根据增值税的规定，只有国际运输及代理费才享受免税，国内段的是不享受免税的。
3、费用发票开具时间
由于单证备案规定在正式申报退税后15日内做备案，那么作为备案单证的运输发票、报关费发票等应当最晚在正式申报后的15日内开具才符合规定。
对于那些一直是正式申报退税后才开始准备备案单证的出口企业来说要注意，为了风险考虑，应该在正式申报退税前就准备好相关备案单证。
4、未取得国内运输发票
这个很多企业这一点是外贸企业很容易忽视的。
外贸企业从供应商处购买货物出口，国内段的运输分为两种情况：
①供应商负责将货物运输到港口码头等，这种情况，合同签订时应明确，备案单证外贸企业不需要准备国内运输发票，检查时提供购货合同予以佐证即可。
②外贸企业自主负责国内运输。
发生风险的多为上述第②种情形，有的企业找的运输公司不正规，取得不了国内运输发票，导致备案单证不齐或者是未取得国内运输发票的出口货物，编制假的购货合同，本应自己运输改为供应商运输，结果却被税务机关函调查出来问题。
出口货物国内运输应和正规运输公司合作，需要取得运输发票，如货代提供的是出口一条龙服务，开发票时建议国内运输费用单独列示。
5、委托报关的代理报关服务费开具问题
部分出口企业会委托货代公司出口物流，但有的货代公司并不具备报关能力，在报关时出口企业还需要再跟操作报关的报关公司签订委托书和报关协议。
开具的发票是由货代公司一起开具，有的税务机关认为9号公告中规定的代理报关服务费发票必须由受托报关的单位开具，如果遇到这样要求的，那么出口企业要跟货代公司及报关公司协调，把报关费由报关公司单独开具。
6、伪造单证
切记不要伪造单证！出口企业提供虚假备案单证的，由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。
四、备案单证的违章处理
1、出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。（《国家税务总局关于〈出口货物劳务增值税和消费税管理办法〉有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第12号）第五条第（八）项）
2、出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物不适用增值税退（免）税和免税政策，适用增值税征税政策。（《财政部国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》（财税〔2012〕39号）第七条第（一）项第4目）
3、出口企业或其他单位出口货物的提单或运单等备案单证为伪造、虚假，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的，应按相应的规定处理。（《国家税务总局关于〈出口货物劳务增值税和消费税管理办法〉有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第12号）第五条第（九）项第14目）
4、出口企业按规定向国家商检、海关、外汇管理等对出口货物相关事项实施监管核查部门报送的资料中，属于申报出口退（免）税规定的凭证资料及备案单证的，如果上述部门或主管税务机关发现为虚假或其内容不实的，其对应的出口货物不适用增值税退（免）税和免税政策，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的按照相应的规定处理。（《国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第65号）第十三条）
5、一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。（《国家税务总局关于发布修订后的〈出口退（免）税企业分类管理办法〉的公告》（国家税务总局公告2016年第46号）第十三条第（三）项）
6、出口企业上一年度发生过拒绝向税务机关提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证等情形的，其出口企业管理类别应评定为四类。（《国家税务总局关于发布修订后的〈出口退（免）税企业分类管理办法〉的项目公告》（国家税务总局公告2016年第46号）第七条第（二）项）
7、一类、二类、三类出口企业发生拒绝提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证的，出口企业管理类别应调整为四类。（《国家税务总局关于发布修订后的〈出口退（免）税企业分类管理办法〉的项目公告》（国家税务总局公告2016年第46号）第十三条第（二）项）
8、未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征管法》第六十条规定予以处罚。（《国家税务总局关于发布〈出口货物劳务增值税和消费税管理办法〉的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第（一）项第2目、《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条）
9、出口企业和其他单位拒绝税务机关检查或拒绝提供有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的，由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。（《国家税务总局关于发布〈出口货物劳务增值税和消费税管理办法〉的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第（二）项、《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条）
来源：税乎网、明心跨赋等
