天智云
近年来，海关与税局持续优化业务流程，财税数字化转型成为不可逆的趋势。国家税务总局第9号公告的落地，进一步明确了出口退税企业单证备案的最新标准，不仅细化了备案范围，更强化了留存保管要求——备案单证需在退税申报后15日内整理归档，保存期长达5年，以备税务核查。对于业务覆盖多区域、单证分散的大型集团而言，如何紧跟政策要求、规范单证管理，成为财务部门的核心课题。
直面痛点：财务人的单证焦虑
某大型能源集团财务退税专员王姐，对单证收集的痛苦深有体会。据了解，该集团业务覆盖江苏及浙江多地，旗下9家子公司均涉及出口退税业务。“9号公告执行后，单证备案的规范性要求越来越严，加上各地税局陆续开展专项核查，我们每天都提着心。”在与擎天全税通项目团队对接时，王姐倒出了心里话。
随着时间的积累，集团的单证管理困境愈发突出。“我们的购销合同、运输单据、报关单据等8类核心单证，全部分散在ERP、CMS、TMS、BPM四个系统里，财务要归集一份完整的备案单证，得挨个系统找、逐个岗位对接要资料。”王姐无奈地说，不仅耗时费力，人工匹配出口退税业务数据时还容易出错，一旦遗漏或匹配失误，就可能面临退税延迟、核查不合规的风险。
跨区域管理的差异，更让团队雪上加霜。“江苏和浙江的公司，申报流程、使用的系统都不一样，且9家子公司各有专属财务退税专员，有的专员还要兼顾多家子公司，流程没法统一，管理成本特别高。”集团财务数字化负责人李经理补充道，“靠人工整理根本没法保证效率和规范性，我们迫切需要一套智能化系统，把各系统的单证自动归集起来。”
对该集团而言，退税单证备案作为退税流程的最后一道风险关口，既是合规底线，也是亟待通过数字化手段破解的管理难题。
精准破局：定制化方案适配多场景需求
针对集团的实际痛点，擎天全税通团队经过深入讨论，以标准无纸化单证管理软件为基础，为企业量身打造了一套定制化解决方案，实现集团内部单证自动化归集、规范化管理，适配跨区域业务差异。
“我们最核心的需求，是打通内部四个系统的数据壁垒，让单证能自动抓取、自动匹配。”李经理在需求沟通会上明确了核心诉求。擎天全税通的项目经理小赵表示，“我们会专门开发定制单证采集模块，精准对接ERP、CMS、TMS、BPM系统，实现8类核心单证的批量获取，再自动按关单号匹配归档，不用财务手动逐个归集。”此外，针对江苏与浙江的申报平台差异，方案也做了针对性适配。“江苏的生产企业和外贸企业，可直接连接申报软件获取申报表、汇总表明细数据，还能同步擎天全税通退税敏捷云软件的进项发票明细，提取采购PO号关键字辅助匹配；浙江的生产企业，可以通过Excel模板导入免抵退申报明细表数据，满足不同区域的申报习惯。”
企业最关心的核查应对与单证补传问题，也在方案中得到解决。“系统有专门的单证审核收齐模块，可以按所属期核查关单对应的单证是否收齐，给已收齐的打标签，未收齐的能按关单批量手工补传。后续应对税务核查，还能批量查看单证、合并打印或导出符合要求的ZIP归档包，自动生成定制化备案目录。”数据库与单证归档路径统一存放于集团IT指定的DB服务器和FTP服务器，既保障数据安全，又便于集团型企业集中管控。
落地赋能：合规与效率双向提升
方案上线后，该集团的单证备案工作彻底摆脱了“手工拼凑”的困境，实现了从“被动合规”到“主动管控”的转变。“以前归集一份单证要耗费大半天，还要反复核对生怕遗漏，现在系统自动抓取、自动匹配，财务只需在审核模块核对就行，效率大大提升了。”王姐欣喜地分享道。跨区域管理也实现了标准化统一，9家子公司的退税专员同一套系统开展工作，流程规范一致，既减少了管理成本，又避免了不同子公司因操作差异导致的合规风险。“现在不管是江苏还是义乌的公司，单证管理标准统一、数据可追溯，财务工作也更省心了。系统上线后，我们顺利通过了多次税局核查，没有出现任何单证遗漏、不合规的问题。”李经理表示。
在财税数字化与政策规范化的双重导向下，出口退税管理的精细化、智能化已成必然。该某大型能源集团的实践表明，一套适配企业业务场景、贴合政策要求的数字化方案，不仅能为财务减负，更能为企业筑牢退税合规防线，成为财税数字化转型的重要抓手。
