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近期，广州市税务局公布一条处理决定，又有企业因为不符合单证备案要求被罚，究竟是怎么回事呢？一起来看看~
一、未按规定保管备案单证，某企业被罚！
行政处罚决定文书号:穗税二稽罚〔2024〕24号
违法行为类型:骗税
违法事实:经对你单位用于税务机关核查的备案单证进行检查，发现有1笔出口业务经检查缺少出口运输单据，涉及报关单号为516620210661259396。我局依法向你单位发出《税务事项通知书》、《责令限期改正通知书》，要求在限期内提供真实有效的出口备案单证，你单位在限期内无法提供。
处罚依据:《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条第一款第（二）项、国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》的公告（国家税务总局公告2012年第24号）第八条第（四）项、第十三条第（一）项的规定，鉴于你单位积极配合税务机关的检查
处罚类别:罚款
处罚内容:对你单位未按规定保管备案单证的行为处以罚款2,000.00元。
罚款金额（万元）:0.2
政策解读
根据《国家税务总局关于进一步便利出口退税办理促进外贸平稳发展有关事项的公告》（国家税务总局公告2022年第9号）第二条优化出口退(免)税备案单证管理之规定：
(一)纳税人应在申报出口退(免)税后15日内，将下列备案单证妥善留存，并按照申报退(免)税的时间顺序，制作出口退(免)税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。
1.出口企业的购销合同(包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等);
2.出口货物的运输单据(包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等);
3.出口企业委托其他单位报关的单据(包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等)。
纳税人无法取得上述单证的，可用具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
二、出口企业备案单证相关涉税风险
近年来，岀口退（免）税备案单证管理是出口企业税务风险的高发点，税务机关无论是退税管理的日常检查抽查，还是退税疑点核查、风险评估、涉案调查，都将从岀口退（免）税备案单证入手，可以说备案单证在证明业务真实性上，具有举足轻重的作用。如果岀口企业不重视备案单证的规范性，完整性，忽略对备案单证的日常管理，将会产生涉税风险，直接影响岀口企业切身利益和企业信用。
1、未按规定进行单证备案的后果？
依据《国家税务总局关于<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第12号）第五条第（八）项之规定：
出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。
2、出口企业提供虚假备案单证的后果？
依据《财政部国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》（财税〔2012〕39号）第七条第（一）项之规定：
出口企业提供虚假备案单证的货物不适用增值税退（免）税和免税政策，需按内销货物征收增值税。
3、影响出口企业管理类别的情形？
依据《国家税务总局关于发布修订后的<出口退（免）税企业分类管理办法>的公告》（国家税务总局公告2016年第46号）第十三条之规定：
一类、二类、三类出口企业发生拒绝提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证情形的，出口企业管理类别应调整为四类；
一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。
4、企业单证备案日常管理中应注意什么？
单证备案管理是企业申报出口退（免）税之后的工作，看似不会影响企业拿到出口退税款，其实是企业办理出口退（免）税的关键环节，容不得半点马虎。出口企业务必按照规定，在申报出口退（免）税后15日内，合规进行单证备案及后续保管存放。
在日常管理中，出口企业应制定相应的税务风险防控机制，定期对备案单证的相关情况进行整理和核对，确保单证的具体内容符合规范。
①如果梳理发现单证存在疏漏，应尽快补充完善。
②确实无法补充获取的，应取得具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案。
③如果连其他资料都无法取得，建议出口企业及时与主管税务机关沟通，对相应的出口货物不适用增值税退税或免税政策，及时更正申报，避免产生后续被主管税务机关认定为骗取出口退税等法律风险。
三、注意！这几种情形，会被税务机关责令限期改正及被处罚
一、出口企业和其他单位有下列行为之一的，由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款：
①未按规定设置、使用和保管有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的。
②未按规定装订、存放和保管备案单证的。（注：纸质方式备案单证要按规定装订：影像化、数字化方式不存在装订问题，但必须按规定存放和保管五年）
政策依据：
《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条、《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条之规定。
纸质单证备案将所有需要备案的单证文件进行纸质订装存储，由于需要备案的单证类型较多，往往存在整理费时间、存管费空间、查找不方便、易丢失损毁等缺点。
相比于纸质单证备案，无纸化单证备案是以电子数据、影像等方式留存备查出口退税单证的方式，可帮企业节省80%时间精力，节约五分之四纸张费用，省去了物理存储空间和纸张成本。出口企业再也不用花费大量人力去装订纸质备案单证。税务部门检查抽查时，再按要求时间段、或所属期批次、或报关单号码，一键生成电子资料册，可数据上传，可打印上报。
二、出口企业和其他单位拒绝税务机关检查或拒绝提供有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的或出口企业提供虚假备案单证的由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。
政策依据：
《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条、《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条之规定。
来源：广州市税务局等
